Il Presidente del Consiglio Comunale con proprio decreto prot 5398 del 14 Maggio 2020 “Misure di semplificazione in materia di Organi collegiali ex art 73 D.L. 17 marzo 2020, n 18, convertito in Legge 24 aprile 2020 n 27. Disposizioni per lo svolgimento del Consiglio Comunale e della Conferenza dei Capigruppo in modalità telematica ” ha ritenuto di provvedere in merito alle modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza del Consiglio comunale e della Conferenza dei Capigruppo, .per tutta la durata dell’emergenza, al fine di garantire la funzionalità del Consiglio Comunale limitando la compresenza di più persone nel medesimo luogo , fissando i requisiti e le modalità di convocazione e delle sedute, come segue:
Requisiti :
Per seduta o riunione telematica si intende quella effettuata mediante lo strumento della videoconferenza, comunque in modalità sincrona, con la possibilità di tutti i componenti, compreso il Segretario comunale e i suoi collaboratori e/o il suo vicario, di intervenire in luoghi diversi dalla sede istituzionale del Comune, in modo simultaneo e in tempo reale, utilizzando programmi reperibili nel mercato, in via prioritaria liberi e senza oneri aggiuntivi per l’Amministrazione, con l’utilizzo di webcam e microfono, con strumenti messi a disposizione dall’Amministrazione o direttamente dagli interessati (ad es. p.c., telefoni cellulari, piattaforme ) idonei a garantire la tracciabilità dell’utenza, ovvero l’identità dei presenti collegati in videoconferenza da luoghi diversi;
La modalità in videoconferenza delle sedute del Consiglio comunale rientra nelle prerogative del presidente del Consiglio comunale;
Le adunanze in audio-video conferenza, mediante tecnologie telematiche, devono permettere, al contempo: la percezione diretta e uditiva dei partecipanti; – l’identificazione di ciascuno di essi; – l’intervento, nonché il diritto di voto in tempo reali sugli argomenti posti all’ordine del giorno ;- la chiara espressione dell’esito della votazione;
la seduta è valida in videoconferenza, anche in sedi diverse dal Comune, pertanto la sede è virtuale, con la possibilità che tutti i componenti siano collegati in videoconferenza;
Convocazione e svolgimento delle sedute a distanza:
al momento della convocazione della seduta, qualora si proceda in videoconferenza, saranno fornite ad ogni componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza, ovvero mediante l’utilizzo di programmi resi disponibili dall’Amministrazione ;
I Consiglieri comunicano al Presidente e all’Ufficio di presidenza, nella giornata precedente alla seduta del Consiglio, le modalità di partecipazione ( fisica o telematica);
la seduta può avvenire solo in videoconferenza, anche senza alcun componente presso la sede dell’Amministrazione ovvero in modalità mista ossia con la presenza fisica dei consiglieri presso la sede comunale e consiglieri presenti in collegamento mediante videoconferenza;
la presenza alla seduta, con partecipazione in modalità telematica, si intende accertata con il collegamento alla videoconferenza, secondo le modalità indicate nel presente atto;
la documentazione degli argomenti posti all’o.d.g. delle sedute viene trasmessa ai Consiglieri nei termini previsti per il deposito degli atti mediante l’invio di una e – mail o pec all’indirizzo eletto dal Consigliere comunale;
la presentazione dei documenti può essere sostituita dalla lettura e dal deposito mediante invio degli stessi agli interessati con sistemi telematici o altre forme di comunicazione equivalenti, anche fornendo i testi alla Segreteria prima dell’apertura dei lavori del Consiglio comunale ;
ai fini della validità della seduta è necessario che il collegamento audio-video garantisca al Presidente e al Segretario comunale, ognuno per la propria competenza, la possibilità di accertare l’identità dei componenti che intervengono in audio e video, di regolare lo svolgimento della discussione, di constatare e proclamare i risultati della votazione, consentendo a tutti i componenti di poter intervenire alla seduta, alla discussione, alla presentazione di documenti, alla votazione sugli argomenti all’ordine del giorno, tutti in modalità simultanea;
il Segretario comunale attesta la presenza dei componenti degli organi mediante appello nominale, compreso al momento del voto, per coloro che sono collegati via telematica, in funzione delle competenze, ex 97, comma 4, lettera a) del D.lgs. n. 267/2000;
la seduta si intende aperta nell’ora in cui il Segretario comunale ha provveduto all’appello dei presenti, dando atto espressamente a verbale della seduta in modalità di videoconferenza, ovvero con la partecipazione di componenti in videoconferenza;
la seduta, dopo l’appello nominale da parte del Segretario comunale, è dichiarata dal Presidente valida con una verifica del collegamento simultaneo di tutti i presenti, secondo i quorum previsti dal regolamento consiliare, dallo statuto, dalla legge;
le modalità di intervento sono definite al momento della seduta dal Presidente, esponendo ai presenti in sede o a coloro che sono collegati in videoconferenza le misure operative per assicurare l’ordine e l’illustrazione degli interventi, al termine dei quali si passa alla votazione per appello nominale e voto palese per alzata di mano e mediante affermazione vocale – audio;
al termine della votazione il Presidente dichiara l’esito, con l’assistenza degli scrutatori e la dichiarazione del Segretario comunale sulla verbalizzazione del voto e dei presenti;
in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del suo vicario, e secondo le modalità sopra indicate;
per le sedute del Consiglio comunale la pubblicità della seduta sarà garantita con un collegamento dedicato in streaming e/o altra forma equivalente, assicurando la visione da parte dei cittadini senza possibilità d’intervento;
la pubblicità delle sedute del Consiglio comunale può essere sospesa, ovvero solo in videoconferenza dei suoi componenti, compreso il Segretario comunale e i propri collaboratori e/o il vicario, qualora si discuta di questioni personali o si è in presenza di apprezzamenti su qualità personali, attitudini, meriti e demeriti di individui o questioni che rivestono il carattere di riservatezza ai fini della tutela dei dati personali discussi;
la seduta si intende chiusa con la dichiarazione del Presidente dell’ora di chiusura;
in caso di temporanee disfunzioni dei collegamenti o delle connessioni o per altra ragione che impedisce il collegamento in videoconferenza, il Presidente sospende temporaneamente la seduta per poi riprendere la videoconferenza mediante un nuovo appello del Segretario comunale, o del suo vicario, e secondo le modalità sopra indicate;
i verbali delle sedute sono redatti dal servizio di stenotipia incaricato, anche a distanza, validati dal Segretario comunale e approvati nella seduta successiva ;
per le sedute del Consiglio comunale la pubblicità della seduta sarà garantita con un collegamento dedicato in streaming e/o altra forma equivalente, assicurando la visione da parte dei Cittadini senza possibilità d’intervento;
la pubblicità delle sedute del Consiglio comunale può essere sospesa qualora si discuta di questioni personali o si dia luogo ad espressioni relative a qualità personali, attitudini, meriti e demeriti di individui o questioni che rivestano il carattere di riservatezza ai fini della tutela dei dati personali discussi;
le sedute possono essere video registrate e il file conservato e pubblicato previa verifica da parte del Segretario e del Presidente circa cause ostative alla pubblicazione integrale, ai sensi delle vigenti norme in materia di privacy e del regolamento comunale;
qualora la seduta si svolga presso la sede comunale e siano presenti tutti i componenti, compreso il Segretario comunale o il suo vicario, non si procede con le modalità della videoconferenza;
la modalità in video conferenza è utilizzata solo se necessario
DATO ATTO che le linee guida sopraesposte ben possano applicarsi alle riunioni della conferenza dei Capigruppo presieduta dal Presidente del Consiglio che potrà avere luogo con ogni mezzo di comunicazione telematica, come segue:
– Il Presidente convoca la seduta e, qualora si proceda in videoconferenza, fornisce a ciascun componente le credenziali o le modalità di accesso al programma utilizzato o ai diversi sistemi telematici di collegamento alla videoconferenza. Attesa la esiguità dei componenti potrà essere utilizzata una chat con videochiamata in simultanea o programmi reperibili in rete (skype, whatsapp, ecc) ;
– degli esiti il Presidente redige apposito verbale e dà notizia con ogni utile mezzo al Segretario comunale e al Responsabile dell’ufficio di presidenza per gli adempimenti consequenziali.
Per quanto non previsto nelle presenti misure, si fa rinvio, compatibilmente con le modalità di svolgimento della seduta a distanza, alle disposizioni dello Statuto comunale, al Regolamento sul funzionamento del Consiglio Comunale, per quanto applicabile, e alla normativa in materia di emergenza Covid 19.